Den gode invitation
Når du nu sidder og læser dette, er det garanteret, fordi du står over for at skulle afholde et større eller mindre event, der kræver en invitation. Du har med garanti tjek på gæster, mad, lokation, musik, drikkelsen osv., men nu mangler du bare at få inviteret det vigtigste; gæsterne. Men hvordan? Skal du sende personlige, håndskrevne invitationer ud? Eller bare nøjes med en Facebook begivenhed? Skal det være pr. e-mail, eller går man selv rundt fra dør til dør og afleverer? Fortvivl ej – guiden her er tiltænkt dig, som er i overvejelser omkring netop dette. Vi har udformet en step-by-step guide til, hvordan du får skrevet den gode invitation
Festens førstehåndsindtryk
Det lyder måske af meget, men faktisk kan du se din invitation til din fest som eventets førstehåndsindtryk. Festens tema og grad af formalitet afspejles nemlig i din invitation. Skal du fx holde et bryllup, så sendes invitationerne naturligvis ikke ud på e-mail. Disse sendes med posten og meget gerne håndskrevne. Således viser I gæsterne, at der er lagt tid og kræfter i den kommende begivenhed, hvilket er med til at give dem et indtryk af fx påklædning og gaver. Omvendt kan siges om en mindre formel begivenhed som fx en havefest eller en 40-års fødselsdag. Hertil kan invitationen sagtens foregå pr. e-mail eller endog på Facebook, fordi eventet er mindre formelt og mere afslappet.
Hvad skal med?
Hvad skal så med i din eventinvitation? Først og fremmest skal din invitation selvfølgelig sørge for, at gæsten får afklaret de mest gængse spørgsmål såsom hvornår, hvor og hvad. Det skal selvfølgelig gøres klart og tydeligt, hvornår eventet finder sted, hvor henne det finder sted, og hvad det egentlig er. Hvornår og hvor er rimelig nemt overstået og giver sig selv, men ift. ”hvad” spørgsmålet er det afgørende for gæsten at vide, hvad det er for et event. Er det uformelt? Er det udendørs? Er det inklusive mad, skal der købes gaver osv. Det er invitationen, der faciliterer den nødvendige forventningsafstemning mellem gæsten og eventet. Gæsten har brug for at vide, hvor formelt det er i forhold til fx påklædning. Du skal altså sørge for, at invitationen fortæller gæsten, om det er i kjole og hvidt, eller om afslappet tøj kan klare det. Hvis ikke invitationen fortæller dette, kan du godt regne med, at en hel del af dine gæster kommer til at ringe og skrive til dig efterfølgende med spørgsmål om netop dette.
Det ville også være en stor fordel for din egen planlægning, hvis du i din eventinvitation inkluderer en ”svar-udbedes”, altså den klassiske ”S.U senest xx”. Det er en kæmpe fordel for planlægningen af dit event, hvis du kender præcist, hvor mange gæster, der deltager. Det giver alt andet lige nogle fordele i forhold til bestilling af mad og drikke. Desuden er det ofte en fordel, hvis du i din invitation kan skrive, hvorvidt børn til eventet er velkomne eller ej. Det giver de gæster, som har brug for pasning, bedre forudsætninger for at finde en barnepige, hvis de ved dette i god tid. Desuden, hvis du føler, at det ikke passer ind med børn til dit event eller fest, så sørg endelig for at gøre opmærksom på dette i invitationen. Det ville være træls, hvis du føler, at festen ødelægges eller holdes tilbage, fordi der er børn til stede. Det er meget sjældent noget, som forældrene finder irriterende eller besværligt.
Sådan skrives invitationen
Én ting er de praktiske oplysninger og afklaringen af hvad, hvornår og hvordan. Noget andet er selve sproget og indholdet i din invitation. Det er her den omtalte forventningsafstemning finder sted, for det er faktisk sproget og opsætningen, som i allerhøjeste grad fortæller dine gæster, hvad de skal forvente sig af eventet, og hvordan de selv skal forholde sig til dette. Hvis dit event er meget formelt, skal tonen og sproget også afspejle sig heri. Forestil dig, at du inviterer til reception i forbindelse med et jubilæum eller sågar en begravelse. Det ville være frygtelig upassende, hvis der blev brugt vendinger som kom frisk og festglad eller gå ikke glip af …. Det er altså vigtigt at gøre sig overvejelser herom. Denne ordlyd er mere passende til fester som fx 30-års fødselsdag, julefrokoster, mindre sammenkomster, grillfester o.lign. Men hvis anledningen er bryllup, sølvbryllup eller lign., så bør sproget afspejle, at eventet tilgodeser, at gæsterne møder op i pænt tøj, har gaver med og måske endog indslag og/eller taler.
Hvornår sendes den ud?
Nu er invitationen skrevet og designet, men hvornår skal den så sendes ud? Kan en eventinvitation sendes for tidligt ud? Den kan i hvert fald i allerhøjeste grad sendes for sent ud. En ting er, at dine gæster skal have en chance for at planlægge det i kalenderen, men en ting er, at hvis eventet ligger op til overnatning, så skal gæsterne have så god tid som overhovedet muligt til at booke overnatning, og måske transport. Særligt hvis dit event finder sted i ferietid, hvor folk som regel er meget travle, så kræver dette altså, at de sendes ud i rigtig god tid. Men du må heller ikke sende for tidligt ud; så risikerer du faktisk, at folk glemmer eventet, når det så endelig er. 2 år i forvejen er alt for meget tid, men 14 dage før er alt for lidt tid – særligt hvis det er et større event som bryllup eller stor jubilæumsfest. Det handler om at finde en balancegang derimellem og måske i virkeligheden spørge sig selv, hvor meget tid man selv har brug for i forhold til et event?
Klar, parat, send!
Nu burde du være klar til at sende dine invitationer ud. Er det håndskrevne, formelle invitationer, så overvej da om de ikke bør sendes med posten, eller endog udleveres personligt til modtageren. Er det et uformelt arrangement, kan det klares pr. e-mail. Slutteligt: er eventet uden særlige krav til tilmelding, og i højere grad blot et event, hvor du vil gøre opmærksom på, at det er der, kan der oprettes en Facebook begivenhed.
Tilbage står blot det sidste, og selvfølgelig vigtige spørgsmål: hvem skal du invitere?
